Khi đội ngũ Hành chính gặp AI Vibe Coding – Khoảnh khắc công việc hàng ngày biến thành đổi mới

AI và mã hóa. Có vẻ như đó chỉ là tài sản riêng của các nhà phát triển phải không?

Nhưng AI Vibe Coding mà chúng tôi bắt đầu cùng với AWS Kiro đã hoàn toàn phá vỡ định kiến đó.

Hình ảnh này được tạo bằng cách sử dụng AI tạo sinh (ChatGPT).
 

«Đội ngũ Hành chính đang mã hóa?»

Đội ngũ thể hiện sự thay đổi một cách kịch tính nhất là đội ngũ Hành chính.

Đội ngũ Hành chính chịu trách nhiệm quản lý tài khoản nhân viên, quản lý hợp đồng thuê xe công ty và văn phòng, quản lý và vận hành cơ sở vật chất – những công việc quan trọng chịu trách nhiệm về cuộc sống hàng ngày và nền tảng của tổ chức. Mặc dù có vẻ như không liên quan đến phát triển, nhưng thông qua bài tập AI Vibe Coding cùng AWS Kiro, họ đã thể hiện những khả năng mới.

Một làn sóng lớn bắt đầu từ một ý tưởng nhỏ

AWS Kiro: Agentic IDE dựa trên thông số kỹ thuật hỗ trợ từ mức nguyên mẫu đến mức sản xuất

Tất cả câu chuyện bắt đầu từ một ý tưởng.

«Nếu các giám đốc điều hành khách hàng có thể trực tiếp trải nghiệm mã hóa AI thì sao?»

Câu nói này của Giám đốc điều hành trở thành hạt giống, và chúng tôi đã lên kế hoạch cho chương trình bài tập AI Vibe Coding dựa trên bài kiểm tra beta AWS Kiro.

Xem bản tin 👉 Megazone Cloud chia sẻ cách tiếp cận và áp dụng AI cho các giám đốc điều hành khách hàng

Ban đầu, nó bắt đầu như một chương trình trải nghiệm một lần tại một sự kiện dành cho nhân viên khách hàng, nhưng phản ứng nóng hơn dự kiến. Nhờ phản hồi tích cực từ khách hàng và sự quan tâm cao của ban lãnh đạo, ý kiến «hãy mở rộng trải nghiệm này trên toàn công ty» tự nhiên tiếp theo. Và tổ chức back-office đầu tiên tham gia vào hành trình đó là đội ngũ Hành chính.

Mối lo lắng của đội ngũ Hành chính và thách thức

Đội ngũ Hành chính đảm nhận một vai trò quan trọng không thể thiếu trong vận hành công ty. Nhưng cũng vì vậy, có rất nhiều công việc lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian.

• Phân tích mô hình ra vào và phương tiện giao thông của nhân viên
• Tính toán và thanh toán chi phí dựa trên diện tích bản vẽ văn phòng
• Tạo tài khoản cho nhân viên mới và xóa tài khoản nhân viên rời đi, v.v.

Những công việc này là cần thiết, nhưng chúng tốn rất nhiều thời gian đến mức một ngày trôi qua nhanh chóng.

Trong bài tập đào tạo, đội ngũ Hành chính quyết định giải quyết mối lo lắng này bằng AI Vibe Coding. Mặc dù có nghi ngờ «liệu có khả thi không?», nhưng khi AI gặp các tập lệnh đơn giản, kết quả đáng ngạc nhiên đã xuất hiện.

• Dữ liệu nhân viên được tự động thu thập và phân tích bằng AI để có thể hiểu được sự thuận tiện của ra vào,
• Sử dụng máy tính bản vẽ có thể tính toán diện tích và chi phí ngay lập tức mà không cần phải đến thực địa,
• Quy trình quản lý tài khoản cũng được tự động hóa nên không cần công việc thủ công.

Giáo dục không dừng lại ở đó

Điều đáng ngạc nhiên là nó không kết thúc ở đó. Sau bài tập đào tạo, đội ngũ Hành chính tiếp tục thử nghiệm nhiều điều khác nhau.

Họ trực tiếp xây dựng trang web hướng dẫn cơ sở vật chất để có thể xem thông tin về các không gian chính và quy trình sử dụng một cách rõ ràng, kết quả là các câu hỏi lặp đi lặp lại giảm đi và họ có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Trang web của Đơn vị Quản lý Trung tâm Hợp tác Học viện-Công nghiệp-Nghiên cứu Megazone

Trên hết, sự thay đổi quý giá nhất là sự tự tin rằng «những người không phải nhà phát triển cũng có thể trực tiếp tạo ra điều gì đó thông qua AI».

Một nhân viên nói như thế này.

«Tốt là hiệu quả công việc được cải thiện, nhưng thực tế là tôi đã trực tiếp thử nghiệm và tạo ra kết quả, điều đó thực sự rất tự hào.»

Sự thay đổi lây lan

Thành công của đội ngũ Hành chính đã trở thành một kích thích mạnh mẽ cho các bộ phận khác. Phòng Tài chính và bộ phận Hỗ trợ kinh doanh cũng tiếp tục bài tập của riêng họ dựa trên AI Vibe Coding, điều này sẽ dẫn đến sự mở rộng trên toàn công ty.

Và dòng chảy này tự nhiên mở rộng thành trải nghiệm khách hàng. Trong các phiên hands-on dành cho khách hàng thực tế, phản hồi tích cực đã đổ về rằng «AI không phải là một khái niệm mơ hồ, mà có thể giúp ích ngay lập tức cho công việc của tôi».

Bài học chúng tôi đã học được

Điều chúng tôi học được từ câu chuyện của đội ngũ Hành chính rất đơn giản.

👉 Bạn phải thử trước.

AI cảm thấy như một công nghệ khổng lồ ở xa khi bạn chỉ nhìn thấy nó trong sách hoặc báo cáo. Nhưng khi bạn trực tiếp trải nghiệm nó, bạn nhận ra rằng nó gần hơn, thân thiện hơn, và trên hết, nó có thể được áp dụng ngay lập tức cho công việc hàng ngày của bạn.

• Đối với các nhà phát triển, đó là một công cụ để tối đa hóa năng suất,
• Đối với những người không phải nhà phát triển, đó là chìa khóa mở ra những khả năng mới.

AI Vibe Coding không còn là công nghệ chỉ dành cho một nhóm công việc cụ thể, mà là chất xúc tác đổi mới cho tất cả những người làm việc.

«Khi sử dụng AI Vibe Coding, nó giống như có một nhân viên thông minh làm việc chỉ cho bạn ở bên cạnh. Chúng tôi có thể giao những công việc lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian cho «nhân viên» đó, và chúng tôi có thể tập trung vào những công việc sáng tạo và có giá trị hơn. Đây là sức mạnh thực sự của AI mà chúng tôi đã trải nghiệm cùng với đội ngũ Hành chính.»

Hình ảnh này được tạo bằng cách sử dụng AI tạo sinh (ChatGPT).

Kết luận – Hành trình tiếp theo của chúng tôi

Thách thức của đội ngũ Hành chính là một khởi đầu nhỏ, nhưng tác động của nó đang lan tỏa khắp công ty. Và bây giờ nó đang mở rộng thành một hành trình cùng với khách hàng.

AI Vibe Coding cùng AWS Kiro không chỉ là một chương trình trải nghiệm đơn giản, mà đang trở thành một nền văn hóa thay đổi cách mọi người làm việc.

«AI không phải là điều gì đó to tát. Đó là sức mạnh thay đổi công việc chúng tôi làm mỗi ngày thành thông minh hơn, vui vẻ hơn.»

Đây là giá trị thực sự mà chúng tôi đã xác nhận cùng với đội ngũ Hành chính.

👉 Trong bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu các trường hợp thực tế được thực hiện trong tổ chức Megazone Cloud và câu chuyện AI Vibe Coding được mở rộng cho khách hàng.

Bài viết │ Quản lý Ye-won Lee, Đơn vị Dịch vụ Chuyên biệt, Megazone Cloud