1. Overview（项目背景）

Yanolja运营多个子公司和业务部门，各组织单位分别独立引入和使用各种SaaS。
虽然部门层面进行了管理，但从全公司角度来看，SaaS现状呈现碎片化，难以一目了然地掌握整体使用现状、成本、合同状态和安全风险的局面持续存在。

因此，SaaS成本优化和系统化治理的必要性不断被提出，公司开始考虑引入能够统一管理全公司SaaS使用现状的解决方案。

2. Challenge（问题定义）

项目启动前，Yanolja面临的主要问题如下。

• SaaS使用现状可见性不足
  各部门的SaaS管理主体不同，难以统一掌握整体SaaS使用量、活跃用户、合同状态

• 成本优化的局限性
  存在与实际使用情况无关而继续维持的许可证，但难以定量确认

• 安全风险管理困难
  难以系统地识别长期未使用的账户、离职员工账户等潜在安全风险

• 以手工操作为中心的管理导致运营效率低下
  需要逐个登录每个SaaS来确认信息，管理时间过长

3. Solution（解决方案）

Yanolja引入了MegazoneCloud自有的SaaS管理解决方案Space SaaS Ops，实现了全公司SaaS管理体系的统一。

• 构建SaaS统一管理平台
  在单一屏幕上配置使用量、合同状态、用户活动、最后登录日期等关键指标

• 基于API的SaaS集成
  集成包括Slack、Atlassian等主要SaaS在内的30多个SaaS应用

• 建立部门间协作的运营体系
  以IT基础设施团队和采购团队为中心，与各部门SaaS负责人共同构建联合管理体系

• 基于实务人员反馈的分阶段推广
  通过PoC可视化确认隐藏成本和安全风险，然后逐步扩大集成范围

4. Result（成果）

通过引入Space SaaS Ops，Yanolja取得了以下成果。

• SaaS成本节省约15%
  通过识别未使用和低活跃许可证，获得了实质性的成本节省效果

• 运营业务效率提升
  摆脱了按SaaS逐个管理的方式，通过单一屏幕管理大幅减少了手工管理时间

• 建立安全和合同风险的主动管理体系
  以未使用账户、合同到期时间等指标进行管理，能够主动应对风险

• 内部满意度提升
  实务人员对管理便利性的改进感到满意，管理人员对成本和安全可见性的获得表示高度满意

Yanolja今后计划统一管理AI SaaS使用量（如代币消耗等），并对超越SaaS扩展到云基础设施管理领域的可能性持积极态度。